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原則として、公文書の名称(文書件名)1件につき1枚とします。
「申出年月日」および申出者の「氏名」「住所」「電話」の各欄に正確に記入してください。なお、申出者が法人その他の団体の場合には、担当者名・連絡先(電話)も記入してください。
「公文書の名称または内容」欄は、事前にできるだけ公文書を特定し、明確な文書件名を記入してください。明確に特定できない場合は、申出する公文書の内容をできるだけくわしく書いてください。
開示の方法は、該当する項目の□にレ印を記入してください。
「申出の目的」欄の記入は、申出される方の任意ですが、公文書の特定等に必要ですので、ご協力ください。

申出には手数料はかかりませんが、写しの交付に要する費用として1枚につき、白黒は10円(A3版以内の大きさのもの)、その他については写しの作成に要する経費の実費が必要です。また、郵送を希望する場合は、別途、郵送料を負担していただきます。

平成11年6月30日までの公文書、あるいは公文書開示請求書で「開示を請求することができるものの区分」に該当しない人(例えば市外に住んでいる人など)が対象です。